ビジネスマンは、職場のクライアントや同僚との会議や予定を設定して調整することがよくありますか？
特に、クライアントやビジネスパートナーとの約束は、正確に認識されない限り、間違った時間と場所で困難になる可能性があります。 また、既に設定されているスケジュールの変更を依頼する場合は、相手との良好な関係を維持するために、丁寧かつ丁寧なコミュニケーションが必要です。
そこで今回は、「いつ、どこで、誰と、何のために」を正確に伝えながらスケジュールを立てる方法と、その理由を説明し、スケジュールを変更する際に丁寧に質問する方法を説明します。 3つの会話の例を見て学びましょう。
使えるフレーズがあれば、声を聞きながら声を出して練習してください！
同僚との会議を設定する
Yuka:
Hi Mark. Are you busy on Thursday or Friday afternoon?
Mark:
Hi Yuka. This Thursday I will have an important presentation for one of my clients, but I will be free on Friday. Is there anything I can help you with?
Yuka:
I need to discuss the next sales promotion plan with Jim and Satoshi. I really appreciate your input. Do you think you can join us?
Mark:
Of course. What time do you plan to start?
Yuka ：
How about Friday 3pm in Conference Room A?
Mark:
Okay, see you then.
【日本語訳】
ユカ：
マーク、ありがとう。 今週の木曜日または金曜日の午後に時間はありますか？
マーク：マーク：
ありがとう、ユカ。 木曜日にクライアントにプレゼンテーションをしますが、金曜日には時間があると思います。 どうしたの？
ユカ：
次のプロモーションプランについてジムとサトシと会う予定です。 マークの意見を聞きたいので、参加してもらえますか？
マーク：マーク：
もちろん！ いつごろ始める？
ユカ：
金曜日の午後3時の会議室Aはどうですか？
マーク：マーク：
了解！
点
会話の中で「いつ」「どこで」「誰が」「何を」と言うことで確実にスケジュールを組むことができます。 ..あなたが招待されている会議の内容を相手が想像しやすくなります。
クライアントに電話で予約する
Customer:
Tom Brown, XYZ Corp. Design Team How can I help you?
Yuka ：
Hello, this is Yuka Kato from ABC Corp.
Customer :
Hello Miss Cato. What can I do for you?
Yuka ：
I would like to tell you about the schedule of the upcoming project. Can we make an appointment for next week?
Customer :
Of course. I will be delivering on Wednesday or Thursday afternoon.
Yuka ：
Big. Then how does Thursday, October 25th work for you? I can come to your office for 3 hours. I will also send you the agenda and documents in advance.
Customer :
Sounds great. I am looking forward to meeting you.
【日本語訳】
クライアント：
はい、XYZCorporationのトムです。
ユカ：
ABC株式会社の加藤ゆかと申します。
クライアント：
加藤さん、こんにちは。 どうしたの？
ユカ：
次のプロジェクトのスケジュールについてお話ししたいと思います。 来週少し時間をいただけませんか。
クライアント：
了解した。 来週、水曜日と木曜日の午後がいいでしょう。
ユカ：
どうもありがとうございます。 10月25日（木）は大丈夫ですか？ 午後3時にお伺いします。 会議の議事録と資料を事前にお送りします。
クライアント：
了解した。 じゃあ。
点
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」と言うのは、同僚との打ち合わせと同じです。 今回は相手がクライアントなので、スケジュールを聞くときは丁寧な表現をします。
また、事前に議事や資料をお送りいただければ、当日の議論はスムーズに進みます。
作業期限の変更
Yuka:
I have to apologize, Ben. I know I said I would send you a report by this Friday, but I’m not sure I can do it.
Boss:
Really? What happened?
Yuka:
This week I have been so busy solving problems, mainly due to various faults found in our products. I just didn’t have time to collect data for the report. I’m sorry. I am far behind schedule.
Can I send it to you before 13:00 next Tuesday?
Boss ：
OK. But I’ll take it as a promise. Please don’t let me down.
【日本語訳】
ユカ：
ベスさん、ごめんなさい。今週の金曜日までにレポートを提出する予定ですが、間に合わないと思います。
ボス：
そうですか？どうしたの？
ユカ：
はい、製品に欠陥が見つかり、今週はそれに対処するのに忙しかったです。レポートに必要なデータを収集する時間がなく、スケジュールどおりではありません。
来週の火曜日の午後1時までに提出してもいいですか。
ボス：
了解。それは約束だ。
点
まず、時間の経過とともに作業が変更されたことを丁寧にお詫び申し上げます。次に、理由を説明し、調整された時間を提案します。 「火曜日の午後1時まで」、「1時まで」の締め切りを明確に提案する場合。 「火曜日の午後1時頃まで」の範囲を「1時頃まで」にしたい場合は、「火曜日の午後1時頃まで」を使用することもできます。
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どうだった？
外国人のお客様、同僚、上司とのコミュニケーションや、スムーズなスケジュールの設定・調整にご利用ください。
